ผู้นำกับการใช้วาจาในการบริหารงานอย่างสร้างสรรค์

พระปลัดสมชาย ปโยโค (ดำเนิน),ดร. (2558)

นักวิจัยประจำหลักสูตร  โครงการปริญญาโท  สาขาวิชาสันติศึกษา
บัณฑิตวิทยาลัย  มหาวิทยาลัยมหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย
Peace study, Graduate School, Mahachulalongkornrajavidyalaya University

บทคัดย่อ

 การใช้วาจาในการบริหารงานเป็นส่วนสำคัญประการหนึ่งของผู้บังคับบัญชาเพราะว่าในการปฏิบัติงาน หรือการสั่งการต่างๆ จะต้องมีความสัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชา โดยในการสั่งการนั้นสามารถทำได้ในหลายรูปแบบ เช่น การสั่งงานด้วยวาจาและการสั่งงานเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งต้องเลือกใช้ให้เหมาะสม และยังสามารถสั่งโดยใช้การบังคับหรือออกคำสั่ง การสั่งงานแบบขอร้อง การสั่งงานแบบแนะนำ การสั่งงานแบบอาสาสมัคร ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับว่าตัวผู้บริหารจะเลือกใช้การสั่งงานแบบใด

บทความนี้จะนำเสนอประเด็นที่เกี่ยวกับการใช้วาจาของผู้นำในการบริหารงานอย่างสร้างสรรค์ เพราะว่าวาจาที่ดีมีคุณค่าสามารถเอื้อประโยชน์ต่อการอยู่ร่วมกันโดยสันติของคนในสังคม ประเทศชาติ แม้กระทั่งการมีสันติภาพของโลกโดยส่วนรวม และเมื่อศึกษาจนได้ข้อสรุปแล้ว ก็หวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะเป็นประโยชน์ต่อที่ผู้สนใจจะศึกษาค้นคว้าในโอกาส และ นำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ในการดำเนินชีวิตต่อไป

คำสำคัญ: ผู้นำ วาจา การบริหารงาน

Abstract

The usage of speech for constructive management is one of the important parts for administrators because the operation or the commanders have to relate with subordinates. Commanding can be used in variety forms such as verbal orders and written orders which have been chosen approximately. Besides they can be ordered through compulsory or giving direction, requests, advisory, voluntary, which depends on how executives choose in which way.

This article presents the issue concerning the way of speech by leaders in constructively management. The reason is good and worthy speech benefit for living together by peace of people in the society, nationwide as well as world peace in overall. The study comes to conclusion that if world peace hopes to be beneficial for those who intended in the chance of research and can be applied in the way of living in progress.

Keyword: Administrators, Speech, Management

1. บทนำ

วาจาเป็นสิ่งสำคัญและมีความจำเป็นในการดำรงชีวิตของมนุษย์ เพราะวาจาเป็นกระบวนการสื่อสารที่เกิดขึ้นพร้อมๆ กับการดำรงชีวิตของมนุษย์ เพื่อการแก้ปัญหาต่างๆ เช่น ปัญหาสิ่งแวดล้อม ปัญหาความรุนแรง ปัญหาทางเศรษฐกิจ เป็นต้น มนุษย์ได้ต่อสู้กับธรรมชาติและดิ้นรนเพื่อการมีชีวิตอยู่รอด โดยใช้การสื่อสารด้วยการพูดเป็นเครื่องมือช่วยให้ทำสิ่งต่างๆ ดังจะเห็นได้จากคำสอนที่เกี่ยวกับการพูดและพฤติกรรมที่แต่ละคนแสดงออกต่อกัน ได้แก่ ต้องรู้จักสำรวมในการพูด พูดจาด้วยคำสุภาพอ่อนหวาน พูดคุยกันด้วยความรักความเมตตาต่อกัน เป็นต้น เพื่อสร้างมิตรไมตรีที่ดีต่อกัน สามารถดำเนินชีวิตอยู่ร่วมกันเป็นหมู่เป็นคณะอย่างสงบสุข และบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งเอาไว้ ผู้นำเป็นบุคคลสำคัญที่จะนำพาความสำเร็จต่างๆให้แก่องค์กร ทั้งนี้เพราะผู้นำมีภาระหน้าที่และความรับผิดชอบโดยตรง ที่จะต้องทำการวางแผน สั่งการ ดูแลและควบคุมให้บุคลากรขององค์การ สามารถปฏิบัติงานต่างๆ ให้ประสบความสำเร็จ และมีอิทธิพลต่อการสร้างผลประโยชน์รวมกัน โดยจะต้องแยกแยะความสำเร็จของอาชีพ สถานะ ความมีชื่อเสียงของบุคคลกับประสิทธิภาพในการเป็นผู้นำในองค์กร (Kaiser R.B., et.al, 2008 : 96–110)

ปัญหาที่เป็นที่สนใจของนักวิชาการและบุคคลทั่วไปอยู่ตรงที่ว่า ผู้นำจะต้องทำอย่างไรหรือมีวิธีการนำอย่างไร จึงทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือผู้ตามเกิดความผูกพัน ปฏิบัติหน้าที่ด้วยความเต็มใจสามารถปฏิบัติงานให้สำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังที่พระพรหมคุณาภรณ์ (ป.อ. ปยุตฺโต) นำเสนอไว้ว่า “ถ้าหากเปลี่ยนความต้องการของเขาได้ ก็เปลี่ยนวิธีการหาความสุขของเขาได้ด้วย เมื่อทำอะไรตรงกับความต้องการ ก็ทำให้เขาสมใจและมีความสุขคนก็จะร่วมมือทำอย่างเป็นไปเองโดยประสานกลมกลืนและเต็มใจจะหาทางทำให้สำเร็จ” (2548 : 3-11) ดังนั้นผู้นำจะต้องพัฒนาตนเองให้เป็นคนที่มีการดำเนินชีวิตที่ดีงาม เข้าใจถึงกระบวนการแก้ไขปัญหาที่ถูกต้อง สามารถดำเนินชีวิตอยู่ในสังคมอย่างมีความสุข และการทำให้ชีวิตเกิดความเจริญได้นั้นต้องอาศัยกระบวนการในการศึกษาต่างๆ มาสนับสนุนในการดำเนินชีวิต เพราะเมื่อได้รับการเลือกหรือได้รับการยกย่องจากกลุ่มคนให้เป็นหัวหน้า หรือเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจ จะต้องมีภาวะความเป็นผู้นำในตัวเองที่เหมาะสม สามารถนำพาองค์กรไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ และสร้างสรรค์สังคมให้เกิดความสงบสุข

อย่างยั่งยืนต่อไป

2. ความสำคัญของวาจา

วาจา หมายถึง ถ้อยคำ คำกล่าว คำพูด ที่ใช้ในการสื่อสารระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง (พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ.2542, 2546 : 1066) วาจาหรือการพูดเป็นทักษะอย่างหนึ่งในด้านการใช้ภาษา เพราะสามารถสื่อความเข้าใจได้มากที่สุด วาจาหรือการพูดจึงมีความจำเป็นต่อพฤติกรรมประจำวันของมนุษย์ แบ่งได้ 2 ลักษณะ คือ วัจนภาษา ภาษาที่ใช้ถ้อยคำ ได้แก่ คำพูดที่ตกลงร่วมกันใช้ในสังคม และอวัจนภาษา ภาษาที่ไม่ใช้ถ้อยคำ ประกอบด้วย ภาษาสัญญาณ ภาษาท่าทาง และภาษาสิ่งของ เช่น สัญญาณมือ การยิ้ม การขมวดคิ้ว สัญญาณธง หรือ เสื้อผ้าเครื่องแต่งกาย เป็นต้น (รสชงพร โกมลเสวิน, 2551 : 69)

นอกจากนี้วาจายังเป็นทักษะและวิชาชีพอีกประการหนึ่ง เพราะว่าวาจาเป็นพฤติกรรมทางภาษาที่ควบคู่ไปกับการฟังเพื่อการสื่อความหมายระหว่างมนุษย์ เป็นการเปล่งเสียงออกมาเป็นภาษาเพื่อถ่ายทอดความรู้ ความคิด ความรู้สึก หรือความต้องการของผู้พูดไปยังผู้ฟังโดยใช้ถ้อยคำ น้ำเสียงและอากัปกิริยาจนเป็นที่เข้าใจกันได้ รวมทั้งกิริยาอาการต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้องตามจรรยา มารยาท ประเพณีนิยมของสังคม เพื่อการอยู่อาศัยร่วมกันอย่างมีความสุข วาจาจึงเป็นส่วนสำคัญที่จะให้ประสบความสำเร็จในทุกสิ่งที่ปรารถนา ดังพระพุทธพจน์ที่ว่า “บุคคลควรพูดคำที่ดีงามเท่านั้น ไม่ควรพูดคำที่ชั่วหยาบเลย การพูดคำที่ดีงามเป็นการดี บุคคลย่อมเดือดร้อนเพราะพูดคำชั่วหยาบ” (พระไตรปิฎก เล่ม 27 ข้อ 88 : 37)

การใช้วาจาของผู้นำจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพราะว่าคำพูดเปรียบเสมือนดาบสองคมที่ส่งผลทั้งด้านบวกและด้านลบ บางครั้งการไม่พูดหรือนิ่งเฉย จะดูดีกว่าการพูดออกไป โดยเฉพาะคำพูดในทางลบต้องพยายามหลีกเลี่ยง ได้แก่ คำพูดที่เหน็บแนม คำพูดดูถูกความสามารถของลูกน้อง คำพูดที่ปัดความรับผิดชอบหรือโยนความผิดให้กับลูกน้อง คำต่อว่าลูกน้องต่อหน้าเพื่อนร่วมงานหรือต่อหน้าผู้อื่น เป็นต้น พยายามเลือกใช้คำพูดทางบวกที่สร้างสรรค์และจูงใจให้อยากทำงาน เช่น พูดชดเชยเมื่อผู้ใต้บังคับบัญชา ทำงานสำเร็จ พูดให้กำลังใจเมื่อวิตกกังวลหรือเผชิญปัญหา พูดกล่าวแสดงความขอบคุณเมื่อผู้ใต้บังคับ บัญชาทำงานให้ หรือพูดเสริมกำลังใจถึงความเชื่อมั่นว่าผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถทำงานนั้นๆ ได้สำเร็จ

3. การใช้วาจาเพื่อการบริหารงานของผู้นำ

ผู้นำ คือ ผู้ชักพาให้คนอื่นเคลื่อนไหวหรือกระทำการในทิศทางที่ผู้นำกำหนดเป้าหมายไว้มีศิลปะ มีอิทธิพล ต่อกลุ่มชน เพื่อให้พวกเขามีความตั้งใจที่จะปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมายตามต้องการหลายคนมีบทบาทเป็นผู้นำกันอยู่แล้วเช่น เป็นผู้นำองค์กร ผู้นำสมาคม ผู้นำวัดและแม้กระทั่งหัวหน้าครอบครัวก็จัดว่าเป็นผู้นำ (พระธรรมโกศาจารย์ ประยูร ธมฺมจิตฺโต, 2549 : 26) ผู้นำเป็นบุคคลที่ได้รับความเชื่อถือจากผู้อื่นทั้งภายในและภายนอกองค์กรและเป็นผู้กำหนดทิศทางขององค์กร ประสานความร่วมมือกันของบุคคลในองค์กร เพื่อให้องค์กรดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพตรงตามเป้าหมายของวิสัยทัศน์ที่วางไว้ (Covey, 1999 : 8-11) นอกจากนี้ในการบริหารงานจะต้องมีความยุติธรรม ดังที่ศาสตราจารย์ ดร.เกรียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์ (2556 : 15-16) นำเสนอไว้ว่า “หากองค์กรมีความโปร่งใสบริหารงานด้วยความยุติธรรมย่อมทำให้บุคลากรในองค์กรเกิดขวัญกำลังใจ เกิดความสุข ความพึงพอใจเกิดการร่วมแรงร่วมใจในการปฏิบัติงาน การให้ความเป็นธรรมในการพิจารณาเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง ยึดผลงานเป็นที่ตั้ง ไม่มีอคติ พยายามให้เกิดความยุติธรรมกับทุกฝ่ายอย่างเต็มที่ โปร่งใสตรวจสอบได้ ไม่เลือกที่รักมักที่ชัง เป็นต้น” ที่ต้องอยู่บนพื้นฐานของการไหลเวียนอย่างเสรีของข้อมูลข่าวสาร บุคคลที่มีความสนใจเกี่ยวข้อง จะต้องสามารถเข้าถึงสถาบัน กระบวนการและข้อมูลข่าวสารได้โดยตรง ทั้งนี้การได้รับข้อมูลข่าวสารดังกล่าวนั้นต้องมีความเพียงพอต่อการทำความเข้าใจ (สมิต สัชฌุกร, 2554: 57)

นอกจากนี้ในการบริหารงาน ถ้าผู้นำหรือผู้บริหารยึดเอาหลักธรรมในศาสนาของตนมาเป็นเครื่องวัดค่าของคุณธรรมจริยธรรม เพื่อให้การบริหารงานเป็นไปตามหลักธรรมาภิบาลย่อมก่อให้เกิดผลดีอย่างยิ่งต่อองค์การหรืองค์กรนั้นๆ (สุเมธ แสงนิ่มนวล, 2552 : 33) การใช้วาจาจึงเป็นส่วนหนึ่งในการบริหารงานที่ผู้บังคับบัญชาจำเป็นต้องให้ความสำคัญ เพื่อส่งผลต่อการปฏิบัติงานในองค์กรของตนเองให้เกิดความเรียบร้อยประสบผลสำเร็จอย่างที่คาดหวังเอาไว้และได้รับการยอมรับจากองค์กรอื่นๆ หรือผู้บังคับบัญชาในระดับสูงขึ้นไป ผู้เขียนจะได้นำเสนอในรายละเอียดต่อไปนี้ 

3.1 ผู้นำกับการใช้วาจาเพื่อการวางแผน

การวางแผน เป็นการกำหนดแนวทางดำเนินงาน เป็นวิธีการที่ใช้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายกลยุทธ์(Strategic Goals) กำหนดโดยผู้บริหารระดับสูง แผนกลยุทธ์จะครอบคลุมการจัดสรรทรัพยากรและกำหนดขอบเขตอย่างกว้างขวางของกิจกรรมองค์การในระยะยาวที่ออกแบบเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย(สุพาดา สิริกุตตา และคณะ, 2543 : 3) การวางแผนเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ จัดสรรทรัพยากรในปัจจุบันเพื่อให้เกิดความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ในอนาคตซึ่งมีความสำคัญและมีคุณค่าต่อบุคลากรและหน่วยงานทั้งหน่วยงานขนาดเล็กและขนาดใหญ่เป็นการช่วยให้ผู้บริหารหน่วยงานทราบว่าจะทำอะไรและเมื่อใด ใช้ทรัพยากรอย่างไรให้เกิดประโยชน์สูงสุดและมีประสิทธิภาพเป็นเครื่องชี้ทางการดำเนินงานซึ่งจะช่วยให้การบริหารจัดการราบรื่นหากมีปัญหาอุปสรรคสามารถแก้ไขได้ทันทีช่วยลดต้นทุนการปฏิบัติงานลดการทำงานที่ไม่สัมพันธ์กัน เมื่อมีการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายตามความต้องการแล้ว กิจกรรมต่างๆ ที่จะต้องกระทำเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์และบังเกิดผลตามเป้าหมายนั้นๆ จะต้องได้รับการพิจารณาและการตัดสินใจ ในเรื่องต่างๆ เกี่ยวกับการกระทำกิจกรรม ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของวิธีการกระบวนการ ขั้นตอนของการกระทำ ทรัพยากรที่ต้องใช้ เวลา สถานที่ และการควบคุมดูแลการทำงานต่างๆ ทั้งหมดจะต้องมีการพิจารณาทดลอง และทดสอบอย่างละเอียดถูกต้องเหมาะสม การวางแผนเป็นตัวนำในการพัฒนาตามหลักการของแผน ขั้นแรกจะต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์ และวัตถุประสงค์จะเป็นหลักของการตัดสินใจในทุกเรื่องที่จะกระทำต่อไปกล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือการตัดสินใจใดๆ ที่เกี่ยวข้องก็เพื่อที่จะทำให้เกิดผลตามวัตถุประสงค์ ดังนั้นการมีการวางแผนย่อมหมายถึงการมีวัตถุประสงค์ มีเป้าหมาย มีการตัดสินใจที่มีเหตุผล มีการกระทำตามแผนและให้บังเกิดผลตามต้องการได้ โดยจะต้องมีแนวทางในการปฏิบัติ ดังต่อไปนี้

1) บุคคล ในขั้นตอนนี้เป็นการประชุมวางแผนว่าจะมอบหมายให้ใครเป็นผู้ดำเนินงาน เป็นการคัดเลือกบุคคลที่มีความเหมาะสมที่จะปฏิบัติงาน ลักษณะของวาจาที่มอบหมายจะต้องเป็นวาจาที่เหมาะสม ไม่เป็นการคาดหวัง หรือบังคับ ดังตัวอย่าง เช่น ข้าพเจ้าพิจารณาแล้วมีความเห็นว่าคุณเป็นผู้เหมาะสมที่จะปฏิบัติงานนี้ คุณเป็นบุคคลพิเศษที่มีความสามารถปฏิบัติงานนี้ได้สำเร็จ หรือ หน่วยงานของเรามั่นใจในความรู้ความสามารถของคุณ เป็นต้น แต่ในทางตรงกันข้ามอย่าใช้วาจา หรือ คำสั่งที่เข้มงวด หรือแข็งขันจนเกินไป ผลงานที่ออกมาจะไม่ได้ตามที่ปรารถนา เช่น ผมมอบหมายงานให้คุณทำแล้วคุณต้องทำให้สำเร็จ หรือ หน่วยงานของเราคาดหวังกับคุณนะ อย่าให้เราต้องผิดหวัง หรือ ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบงานนี้ เป็นต้น

2) สถานที่ เมื่อได้บุคคลแล้ว สิ่งต่อมาคือสถานที่ เพราะว่าสถานที่เป็นสิ่งสำคัญต่อการปฏิบัติงานเพราะว่างานบางสิ่งบางอย่างต้องการสมาธิในการทำงาน ต้องการความเป็นส่วนตัว หรือ ต้องการสถานที่ที่มีคนมารวมตัวกัน ในการใช้วาจา หรือออกคำสั่งในการค้นหาสถานที่ ผู้นำหรือหัวหน้าต้องระมัดระวังเช่นเดียวกันกับกับการคัดเลือกบุคคล เช่น คุณคิดว่าสถานที่ใดเหมาะสม หรือ คุณคิดว่างานครั้งนี้เราควรปฏิบัติงานที่ไหนดี หรือ ที่หน่วยงานของเรามีคนเยอะไม่เหมาะสม คุณคิดว่าเราควรปฏิบัติงานครั้งนี้ที่ไหนดี งานครั้งนี้เราต้องหาที่ปฏิบัติที่เหมาะคุณลองสำรวจว่ามีสถานที่ไหนเหมาะสมที่สุดแต่ควรงดการใช้วาจา หรือคำสั่งที่เด็ดขาด หรือเจาะจงสถานที่ลงไป เพราะอาจจะได้ตามที่ต้องการ เช่นผมว่างานนี้ควรทำที่หน่วยงานของเรา หรือ งานชิ้นนี้คุณติดต่อโรงแรมดุสิตธานีนะ (ซึ่งอาจจะติดต่อไม่ได้) เป็นต้น

3) ลำดับเวลา เรื่องของเวลาก็เป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงาน เพราะเป็นเงื่อนไขสำคัญให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ สิ่งนี้จะสัมพันธ์กับสถานที่ เพราะว่า ถ้าใช้เวลาในการดำเนินมากจนเกินไป หรือ ระยะเวลาในการปฏิบัติสั้น ผลที่ออกมาอาจจะไม่ได้ตามวัตถุประสงค์ หลีกเลี่ยงคำสั่งที่มีเงื่อนไข เช่น ผมให้เวลาคุณทำงานครั้งนี้ 3 วัน เท่านั้นนะ เสร็จแล้วสรุปส่งผมด่วน ควรใช้คำสั่งในลักษณะที่มีมนุษยสัมพันธ์ ถ้าจะให้เวลา 3 วัน ควรใช้คำสั่งว่า “ผมให้เวลาคุณ 3 วันน้อยไปไหม สามารถทำเสร็จไหม ถ้าไม่ได้ก็สามารถขยายเวลาได้นะ” คำสั่งที่ยืดหยุ่นในลักษณะนี้จะสามารถทำให้ผู้สนองงานมีกำลังใจ และทุ่มเทความสามารถ จนงานที่มอบหมายสำเร็จตามที่คาดหวังเอาไว

ดังนั้นการวางแผนจึงมีความสำคัญ เพราะการวางแผนเป็นแผนหลักที่กำหนดทิศทางการบริหารงาน เป็นกระบวนการขั้นตอนที่จะนำพาองค์กรไปสู่วัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้กระบวนการวางแผนมีการแบ่งขั้นตอนของการวางแผนแตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับเหตุผลหลายประการ เพราะว่าขั้นตอนการปฏิบัติตามแผน สามารถผลักดันการทำงานของกลไกที่สำคัญทั้งหมดให้สามารถบรรลุผลลัพธ์ตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ การดำเนินงานจะเกิดผลอย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องผลักดันให้มีการปรับเปลี่ยนแนวคิด ค่านิยม เป้าหมาย รวมถึงวิธีและกระบวนการทำงาน เพื่อให้เกิดการปฏิบัติและสร้างความเป็นปึกแผ่นให้เกิดขึ้น เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องมีความรู้สึกเป็นเจ้าของและมีส่วนร่วมในการปฏิบัติเพื่อความสำเร็จ

3.2 ผู้นำกับการใช้วาจาเพื่อดำเนินการ

การดำเนินการเป็นการปฏิบัติตามแผนนี้จัดเป็นขั้นสำคัญที่สุดของการวางแผนเพราะว่าแผนเป็นเพียงข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสาร ถ้าไม่มีการปฏิบัติก็จะไม่เกิดประโยชน์อะไร ในการปฏิบัติตามแผนจะเริ่มตั้งแต่การจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี การดำเนินการตามโครงการที่มีในแผนปฏิบัติการประจำปีตามลำดับของโครงการก่อนหลัง เป็นการกำหนดระยะเวลาของการปฏิบัติงานตามแผน เมื่อได้ศึกษางานและคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานแล้วผู้วางแผนงานจะสามารถคาดคะเนได้ว่างานชิ้นหนึ่งๆ ควรใช้กำลังคนปฏิบัติงานกี่คนและแผนงานดังกล่าวจะใช้เวลาเท่าใดในแต่ละแผนและควรใช้เวลาเท่าใดตลอดแผนงาน การนำแผนไปปฏิบัติเป็นการบ่งบอกถึงการตัดสินใจเลือกทางเลือกที่ดีที่สุดฉะนั้นเพื่อให้การปฏิบัติตามแผนและวัตถุประสงค์การดำเนินงานจะต้องคำนึงถึงการประหยัดและให้ผลประโยชน์ที่เหมาะสมโดยใช้ทรัพยากร คน เงิน และวัสดุอุปกรณ์ที่ได้รับจัดสรรเพื่อการดำเนินงานอย่างแท้จริง การปฏิบัติตามแผนจะเป็นการลงมือปฏิบัติตามโครงการมีการมอบหมายงาน การจัดสรรทรัพยากร การประสานงาน การควบคุม การปฏิบัติงาน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามเป้าหมาย แต่งานทุกอย่างจะไม่เกิดผล ถ้าไม่มีการประสานกำลังใจในการทำงาน ดังนั้น ในการดำเนินการในกิจกรรมต่างๆ ผู้นำจะต้องคำนึงถึงความสำเร็จของหน่วยงาน ต้องกระตุ้นเตือนให้ผู้ใต้บังคับบัญชามีความมุ่งมั่นในการทำงาน การสื่อสารด้วยวาจาที่ดี สุภาพ อ่อนนุ่ม จะส่งผลให้เกิดความสามัคคีในการทำงาน เกิดการเปลี่ยนแปลงในด้านที่ดี สามารถปฏิบัติงานร่วมกันอย่างมีความสุข

3.3 ผู้นำกับการใช้วาจาเพื่อติดตามประเมินผล

การติดตามประเมินผลเป็นกระบวนการที่เป็นระบบในการเก็บรวบรวม และใช้สารสนเทศ สำหรับ การตัดสินใจ จุดมุ่งหมายหลักของการประเมิน โครงการอยู่ที่ความต้องการทราบผลของโครงการการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงาน และส่วนใดของโครงการที่ควรปรับปรุงแก้ไข โดยการเปรียบเทียบกับเป้าหมายหรือสิ่งที่คาดหวังไว้ เพื่อพิจารณาว่าบรรลุเป้าหมายความสำเร็จ (พระมหาสุทิตย์ อาภากโร และ เขมณัฏฐ์ อินทรสุวรรณ, 2553 : 170) เป็นกระบวนการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศเกี่ยวกับความก้าวหน้าของโครงการและความสำเร็จของโครงการอันเป็นเครื่องบ่งชี้ถึงคุณค่าของโครงการ กล่าวคือ เป็นเครื่องแสดงว่าโครงการได้ดำเนินไปแล้ว บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการมากน้อยเพียงใด ตลอดจนในอนาคตควรจะดำเนินการอย่างไร ซึ่งเป็นการพิจารณาคุณค่าโดยใช้ผลงานในอดีตและพิจารณาถึงศักยภาพและทางเลือกในการดำเนินงาน (สมหวัง พิธิยานุวัฒน์, 2544 : 153-154)

การติดตามประเมินผล เป็นการติดตามความคืบหน้าของการนำคำสั่งงาน ไปดำเนินการเนื่องจากบางครั้ง อาจมีการดำเนินการที่ผิดไปจากคำสั่งงานได้ เมื่อเกิดกรณีดังกล่าวขึ้น หัวหน้างานสามารถช่วยเหลือ ให้คำแนะนำแก่ลูกน้องให้แก้ไขได้อย่างรวดเร็ว สามารถพัฒนาให้เกิดความดีงามได้ ดังนั้น ในการติดตามผล การวาจาของผู้นำจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะส่งผลการดำเนินงานสำเร็จได้ตามเป้าหมาย ต้องรักษาน้ำใจ ไม่ใช้อารมณ์ เก็บความรู้สึกไม่ดีไว้ ทำความรู้สึกว่า เขาเป็นเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งที่ช่วยให้งานสำเร็จ สั่งการให้ชัดเจน ยอมรับผิดและขอโทษลูกน้องที่ต้องทำงานใหม่อีกรอบ ถ้าเรามีส่วนผิด การชมเชยถ้ากระทำต่อหน้าผู้อื่นหรือในที่ประชุม จะเป็นที่เหมาะสม ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชามีขวัญและกำลังใจ แต่ในทางตรงการข้ามถ้าจะมีการตำหนิ ควรเรียกมาพูดสองต่อสองหรือในที่เป็นส่วนตัวไม่ตำหนิในที่ประชุม หรือต่อหน้าบุคคลอื่น และพูดเตือนหรือสอนด้วยความหวังดีไม่ใช่ด่าเพื่อระบายอารมณ์ หรือขู่ให้กลัว เพราะการกระทำดังกล่าวจะส่งผลกระทบต่อการทำงานผู้ใต้บังคับบัญชาขาดขวัญและกำลังใจ อาจนำมาสู่ความเสียหายอย่างรุนแรงต่อองค์กร 

3.4 ผู้นำกับการใช้วาจาเพื่อสรุปผลการดำเนินงาน

การสรุป หมายถึง การรวมความมาย่อ เอาย่อเอาเฉพาะใจความสำคัญของเรื่องเป็น ประเด็นๆ ไป เช่น สรุปข่าว สรุปสถานการณ์, โบราณใช้ว่า สรวป ก็มี หรือ ประเด็นย่อๆ ของเรื่อง เช่น กล่าวโดยสรุป (พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ.2542, 2546 : 1137) การสรุปผลการดำเนินงานเป็นการรวบรวมเกี่ยวกับผลงานในช่วงเวลาหนึ่ง ที่ได้ปฏิบัติตามแผน ควรประกอบด้วยงานที่ได้ดำเนินการ ปัญหา อุปสรรคและข้อเสนอแนะต่อไป ดังคำกล่าวของสุเมธ แสงนิ่มนวล (2552 : 14) ที่ได้นำเสนอไว้ว่า “เมื่อมอบหมายงานแล้ว ก็ต้องรู้จักติดตามงาน ตรวจงาน ว่างานที่มอบให้ผู้อื่นไปทำนั้นได้ผลประการใด มีปัญหาอุปสรรคหรือไม่ เพื่อการพัฒนาคน พัฒนางาน อยู่ตลอดเวลา” การสรุปผลการดำเนินงานเป็นการทำให้องค์กรได้ทบทวนตนเองตั้งแต่เริ่มต้น จนถึงสิ้นสุดการดำเนินงานหรือการจัดทำโครงการ เพื่อสะท้อนให้เห็นถึงผลที่เกิดขึ้นจริงจากการปฏิบัติงานว่าบรรลุผลตามเป้าหมายของโครงการหรือไม่ อย่างไร เพื่อจะเป็นประโยชน์ต่อการปรับปรุงและพัฒนาการทำงาน โครงการต่อไปในอนาคต ดังตัวอย่างประเด็นสำคัญในการสรุปงาน ดังนี้

1) โครงการนี้เกิดขึ้นได้อย่างไร อะไรคือ ความคาดหวัง หรือความมุ่งหวังที่ต้องการให้เกิดขึ้นเป็นการพิจารณาถึงที่มาที่ไปหรือสาเหตุแรงจูงใจของ การดำเนินงาน หรือการรวมตัวกันของคณะทำงานที่ทำให้เข้ามาร่วมโครงการนี้ โดยมีวัตถุประสงค์ในการสรุปบทเรียน คือ อะไร เป้าหมายหรือผลสำเร็จของโครงการร่วมกันคืออะไร รวมทั้งมีความสำคัญต่อคณะทำงานอย่างไร

2) สภาพที่เกิดขึ้นจริงเป็นอย่างไร มีปัจจัยใดเป็น อุปสรรค หรือหนุนเสริมการทำงาน พิจารณาว่าการทำโครงการบรรลุเป้าหมายหรือไม่ มากน้อย เพียงใด และทำไมจึงเป็นเช่นนั้น สาเหตุคืออะไร มีปัจจัยเงื่อนไขใดที่เป็น อุปสรรคหรือเป็นตัวเสริมความสำเร็จให้กับโครงการบรรลุผลตามเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น มีการจัดการบทบาทหน้าที่และระบบความสัมพันธ์เชิงโครงสร้างที่เหมาะสมและเอื้อต่อการบรรลุเป้าหมาย การมีชุดความรู้และ วิธีการเรียนรู้ในชุมชน การมีแกนนำที่รับผิดชอบและมีความโปร่งใสตรวจสอบ ได้ การมีทิศทางเป้าหมายและแผนงานที่เหมาะสม การมีกำลังคนทั้งปริมาณรวมถึงการสนับสนุนและแบ่งปันความรู้ทรัพยากรจากภายนอก สามารถพิจารณาจากองค์ประกอบโดยรวมต่อไปนี้

(1) จุดมุ่งหมาย เป้าหมายที่ชัดเจนเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน

(2) ความพร้อมของบุคลากร กองทุนและทรัพยากรต่างๆ

(3) การมีระบบบริหารจัดการที่ดี

(4) การแสวงหาความร่วมมือจากภายนอก

(5) การมีกิจกรรมขับเคลื่อนสมํ่าเสมอ

(6) การติดตามประเมินผลอย่างต่อเนื่อง

3) เกิดข้อค้นพบ หรือความรู้ใหม่เกี่ยวกับประเด็นนั้น หรือไม่ อย่างไร พิจารณาถึงผลที่เกิดขึ้นจริงจากการปฏิบัติงานทั้งทางบวกและทางลบนั้นว่าก่อ ให้เกิดผลข้างเคียงหรือผลพลอยได้ที่ไม่ได้คาดหวังหรือไม่ อย่างไร และ สามารถนำไปสู่การแก้ไขปัญหาของตนเอง ครอบครัว ชุมชน ได้หรือไม่ มากน้อยเพียงใด      (พระมหาสุทิตย์ อาภากโร และ เขมณัฏฐ์ อินทรสุวรรณ, 2553 : 180-181)

การสรุปผลการดำเนินงานในการปฏิบัติในแต่ละครั้งอาจจะดำเนินการในลักษณะที่แตกต่างกันเพราะว่าในการปฏิบัติในแต่ละครั้งจะต้องมีทั้งผลสำเร็จและข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน หรือเป็นข้อบกพร่องในการปฏิบัติ ดังนั้นในการใช้วาจาเพื่อการสรุปผลการดำเนินงานนั้นจำเป็นที่จะต้องใช้กระบวนการต่างๆ เพื่อเป็นการเสริมแรงให้กับผู้ปฏิบัติงาน เช่น กล่าวขอบคุณผู้ใต้บังคับบัญชาเมื่อผลงานสำเร็จ กล่าวคำยกย่องในสถานที่ประชุม หรือ ยกย่องความสามารถในการสร้างผลงานในแต่ละครั้ง แต่ในทางตรงกันข้าม ถ้ามีข้อบกพร่องก็ควรที่จะให้กำลังใจ เช่น “ไม่เป็นไรนะ ครั้งนี้ให้ถือว่าเป็นบทเรียนในการทำงานก็แล้วกัน ครั้งต่อไปจะได้ไม่เกิดข้อผิดพลาดอีก” แต่ไม่ควรใช้คำตำหนิที่รุนแรง หรือตำหนิต่อหน้าบุคคลอื่นที่อยู่เป็นจำนวนมาก ควรเรียกไปตำหนิในห้องทำงานส่วนตัว ไม่กล่าวตำหนิต่อหน้าสาธารณชน แต่การที่ผู้บังคับบัญชาจะต้องระมัดระวังอีกประการ คือ การใช้บุคลิกในการใช้วาจาเนื่องจากการที่บุคคลจะกล่าวคำสรรเสริญ หรือ ตำหนิ กริยา ท่าทางจะเป็นส่วนผลักดันให้เกิดกระบวนการในการดำเนินงานได้เป็นอย่างดี

สามารถสรุปได้ว่า การใช้วาจาในการการสั่งให้บุคคลที่อยู่ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่ง และตรวจสอบดูว่าเขาเหล่านั้นได้ปฏิบัติงานอย่างดีที่สุดเท่าที่สามารถทำได้หรือไม่ การที่ผู้บริหารใช้ความสามารถชักจูงหว่านล้อมให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับงานไปปฏิบัติเพื่อให้งานเหล่านั้นบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ เป็นภาระหน้าที่ของผู้บริหารในการใช้ความสามารถชักจูงคนงานให้ปฏิบัติอย่างดีที่สุดจนกระทั่งองค์การสามารถบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ได้ การสั่งงานที่มีประสิทธิภาพ การสั่งงานที่ดีหรือ การสร้างความสัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชา เพราะว่าการปฏิบัติงานในองค์กรผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชาจำเป็นต้องการการสื่อสารเพื่อร่วมกันดำเนินงานให้บรรลุภารกิจขององค์กร โดยผู้บังคับบัญชาจะทำหน้าที่อำนวยการให้นโยบายและข้อมูลข่าวสารที่ถูกต้องและเหมาะสมแก่พนักงาน และในทางตรงกันข้ามก็ต้องรับฟังข่าวสารข้อมูล ข้อเสนอแนะและความคิดเห็นของพนักงาน เพื่อให้สามารถประสานงานในการทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. บทสรุป

การใช้วาจาเพื่อการบริหารงานเป็นหน้าที่สำคัญประการหนึ่งของผู้บังคับบัญชาและเป็นศิลปะอันหนึ่งในการสร้างความสัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้บริหารควรต้องรับผิดชอบต่อการตัดสินใจและการวินิจฉัยสั่งการที่เกิดขึ้น โดยในการสั่งการนั้นสามารถทำได้ในหลายรูปแบบ เช่น การสั่งงานด้วยวาจาและการสั่งงานเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งต้องเลือกใช้ให้เหมาะสม และยังสามารถสั่งโดยใช้การบังคับหรือออกคำสั่ง การสั่งงานแบบขอร้อง การสั่งงานแบบแนะนำ การสั่งงานแบบอาสาสมัคร ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับว่าตัวผู้บริหารจะเลือกใช้การสั่งงานแบบใด โดยยึดถือหลักว่าบุคคลที่ปฏิบัติงานด้วยมีคุณค่าและศักดิ์ศรี สมควรที่จะให้เกียรติซึ่งกันและกัน ถึงแม้บางครั้งจำเป็นจะต้องมีการตำหนิ ให้รางวัล กล่าวชมเชย ก็ควรที่จะให้เกิดความเหมาะสม เช่น ในการตำหนิ ไม่ควรตำหนิต่อหน้าเพื่อนร่วมงาน ควรเรียกไปตำหนิ หรือตักเตือนในห้องในลักษณะที่มิดชิด และไม่ใช้วาจาที่กระทบกระเทือนต่อจิตใจของผู้ใต้บังคับบัญชา ถ้ามีการผิดพลาดในการปฏิบัติงานจำเป็นจะต้องให้กำลังใจ เพื่อจะได้ปฏิบัติงานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมายต่อไป จนสามารถปฏิบัติงานจนสำเร็จ และนำข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานไปปรับปรุงเพื่อป้องกันความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นในการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายในครั้งต่อไป

เอกสารอ้างอิง

เกรียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์. (2556). “อารยสามัคคี: พลังสามัคคีบนฐานความดี ความงาม ความจริง”. วารสารสถาบันพระปกเกล้า. 11 (3), 5-18.

พระธรรมโกศาจารย์ (ประยูร ธมฺมจิตฺโต). (2549). พุทธวิธีบริหาร. กรุงเทพมหานคร: โรงพิมพ์มหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย.

พระพรหมคุณาภรณ์ (ป.อ. ปยุตฺโต). (2548). ภาวะผู้นำ. (พิมพ์ครั้งที่ 9). กรุงเทพมหานคร: พิมพ์สวย.

พระมหาสุทิตย์ อาภากโร (อบอุ่น) และ เขมณัฏฐ์ อินทรสุวรรณ. (2553). ตัวชี้วัดความสุข : กลยุทธ์การสร้างและการใช้เพื่อชุมชนเป็นสุข. (พิมพ์ครั้งที่ 2). กรุงเทพมหานคร: สถาบันเสริมสร้างการเรียนรู้เพื่อชุมชนเป็นสุข.

มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช. (2551). เอกสารการสอนชุดวิชาทฤษฎีและพฤติกรรมการสื่อสารหน่วยที่ 1-15. (พิมพ์ครั้งที่ 6). นนทบุรี : มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช.

มหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย. (2539). พระไตรปิฎกภาษาไทย ฉบับมหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย.กรุงเทพมหานคร: โรงพิมพ์มหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย.

ราชบัณฑิตยสถาน. (2546). พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542. กรุงเทพมหานคร: นานมีบุ๊คส์พับลิเคชั่นส์.

สมหวัง พิธิยานุวัฒน์. (2544). รวมบทความทางการประเมินโครงการ. (พิมพ์ครั้งที่ 6). กรุงเทพมหานคร:สำนักพิมพ์จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.

สมิต สัชฌุกร. (2554). “การส่งเสริมธรรมาภิบาลในสังคมไทย”. วารสารผู้ตรวจการแผ่นดิน. 4 (2), 55.

สุพาดา สิริกุตตาและคณะ. (2543). การวางแผนและการบริหารโครงการ. กรุงเทพมหานคร: สุริวงศ์บุ๊คเซ็นเตอร์.

สุเมธ แสงนิ่มนวล. (2552). ภาวะผู้นำกับธรรมาภิบาลในการบริหารงานองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น.นนทบุรี: สถาบันพระปกเกล้า.

Covey, F.. (1999). The Four Roles Leadership. USA: Franklin Covey.

Kaiser R.B. et.al. (2008). “Leadership and the Fate of Organizations”. American Psychologist. 63 (2) : 96–110.